Cette norme oblige le logiciel de caisse à empêcher toute utilisation frauduleuse permettant de fausser volontairement les comptes. Le dispositif de mémoire externe (carte mémoire) stocke toutes les transactions et opérations de la caisse (mode école inclus), et est verrouillé par la caisse. Ainsi, le contenu de la carte mémoire ne peut être ni altéré, ni supprimé. La carte mémoire ne peut en aucun cas être utilisé sur une autre caisse.

Tout professionnel assujetti à la TVA. Un professionnel non assujetti à la TVA, ou une association par exemple, n’ont pas besoin d’une caisse ou peuvent utiliser une caisse ne répondant pas à cette norme. Il est tout de même recommandé d’utiliser un modèle de caisse possédant une carte mémoire, car cette dernière permet de sauvegarder la programmation en cas de défaut électrique…

7500 € d’amende par système d'encaissement (caisse enregistreuse ou logiciel permettant de la gestion de caisse). Ainsi, si vous utilisez 2 caisses qui ne répondent pas aux normes, l’amende est de 15 000 €…

La caisse doit être obligatoirement présentée avec son certificat signé et daté.

Il peut être nécessaire de présenter le numéro de version du logiciel installé s'il n'est pas imprimé sur le ticket.

La carte mémoire de la caisse fait totalement partie de cette dernière, elle est dite "fiscalisée".

Cette carte est considérée officiellement comme une pièce fiscale et à ce titre, il est interdit, à quiconque, de modifier ou supprimer son contenu. Elle doit être obligatoirement conservée sans limitation du durée si cette dernière est séparée de la caisse (SAV, cessation d'activité, revente...).