ECR 8200 ou 8200 S
Modèle Gris, écran opérateur multi ligne, clavier à touches mécaniques
(Photo © Olivetti)

ECR 8220 ou ECR 8220 S
Modèle Gris, écran opérateur multi ligne, clavier souple sous plastique
(Photo © Olivetti)

Les présentes informations sont fournies à titre indicatif « telles quelles » et n’engagent ni le fabriquant ni SC2i. Elles sont destinées comme support pour les clients SC2i mais consultables par tous. Elles ne se substituent en aucun cas à la documentation ou à l’assistance du fabriquant.

IMPORTANT – A compter du 1er avril 2023, ces caisses sont considérées comme n’étant pas conformes à la loi 2020-105 du 10 février 2020. relative à la lutte contre le gaspillage et à l’économie circulaire (Voir également le Décret n° 2022-1565 du 14 décembre 2022). Le ticket de caisse doit notamment être bloqué SYSTÉMATIQUEMENT et imprimé uniquement sur la demande du Client.

SC2i ne fournira aucune assistance, quelle qu’elle soit, hormis aux clients de l’entreprise et ne pourra être tenue responsable en cas d’erreurs ou d’utilisation défaillantes.

Remarque : ces pages sont en cours de rédaction. Des erreurs sont possibles.

Mise à jour : 19/06/2019

Manuels

Les liens redirigent automatiquement vers le site d’Olivetti.
Attention, ces guides ne sont pas forcément à jour quant aux normes fiscales.

ECR 8200S

ECR 8200S – Guide Rapide  ECR 8200S – Guide Utilisateur  ECR 8200S – Guide Utilisateur (Dernière Version – en Anglais)

ECR 8220S

ECR 8220S – Guide Rapide  ECR 8220S – Guide Utilisateur  ECR 8220S – Guide Utilisateur (Dernière Version – en Anglais)

Assistance rapide

Généralités sur les normes fiscales applicables au 1er Janvier 2018

Attention : ces éléments sont donnés à titre indicatif et n’engagent pas la responsabilité de SC2i en cas d’erreur. Pour tout élément complémentaire, vous pouvez me contacter, demander l’avis de votre expert-comptable ou vous renseigner auprès des Impôts. Plus d’infos ici >

En quoi consiste cette norme ?
Qui est concerné ?
Quels risques à l’utilisation d’une caisse qui n’est pas aux normes ?
Que doit-on présenter lors d’un contrôle fiscal ?
La carte mémoire de la caisse
En quoi consiste cette norme ?

Cette norme oblige le logiciel de caisse à empêcher toute utilisation frauduleuse permettant de fausser volontairement les comptes. Le dispositif de mémoire externe (carte mémoire) stocke toutes les transactions et opérations de la caisse (mode école inclus), et est verrouillé par la caisse. Ainsi, le contenu de la carte mémoire ne peut être ni altéré, ni supprimé. La carte mémoire ne peut en aucun cas être utilisé sur une autre caisse.

Qui est concerné ?

Tout professionnel assujetti à la TVA. Un professionnel non assujetti à la TVA, ou une association par exemple, n’ont pas besoin d’une caisse ou peuvent utiliser une caisse ne répondant pas à cette norme. Il est tout de même recommandé d’utiliser un modèle de caisse possédant une carte mémoire, car cette dernière permet de sauvegarder la programmation en cas de défaut électrique…

Quels risques à l’utilisation d’une caisse qui n’est pas aux normes ?

7500 € d’amende par système d'encaissement (caisse enregistreuse ou logiciel permettant de la gestion de caisse). Ainsi, si vous utilisez 2 caisses qui ne répondent pas aux normes, l’amende est de 15 000 €…

Que doit-on présenter lors d’un contrôle fiscal ?

La caisse doit être obligatoirement présentée avec son certificat signé et daté.

Il peut être nécessaire de présenter le numéro de version du logiciel installé s'il n'est pas imprimé sur le ticket.

La carte mémoire de la caisse

La carte mémoire de la caisse fait totalement partie de cette dernière, elle est dite "fiscalisée".

Cette carte est considérée officiellement comme une pièce fiscale et à ce titre, il est interdit, à quiconque, de modifier ou supprimer son contenu. Elle doit être obligatoirement conservée sans limitation du durée si cette dernière est séparée de la caisse (SAV, cessation d'activité, revente...).

Ma caisse est-elle aux normes ?

  • Les ECR 8200S et 8220S sont éligibles aux normes 2018, car elles possèdent un logement pour carte mémoire. Mais attention, cela ne veut pas dire que le logiciel est à jour ! Toute caisse achetée en 2017 ou avant ne sera probablement pas aux normes et nécessitera une prestation de mise à jour, effectuable par vos soins (non recommandé) ou par SC2i. Vous pouvez vous assurer de la conformité du logiciel de votre caisse si cette dernière était fournie avec son certificat et si les autocollants de certification sont présents sur l’emballage de votre caisse. En cas de doute, n’hésitez pas à me contacter.

Qu’est-ce que cela implique concrètement sur l’utilisation de cette caisse ?

  • La caisse est équipée d’une carte mémoire sécurisée contenant l’intégralité des opérations de la caisse. Cette dernière est affectée à la caisse ainsi qu’à votre SIRET, votre code APE et votre n° de TVA intracommunautaire. Il n’est pas possible d’écrire dessus ni de la formater, et la caisse ne pourra en aucun cas fonctionner sans cette dernière.
  • Les lignes de ticket sont systématiquement basculées dans un sous-total.
  • Le ticket ne pourra être sorti que lorsqu’un sous-total est fait, ou lors du solde intégral du ticket. Auparavant, le ticket sortait au fur et à mesure des saisies effectuées.
  • La caisse demandera obligatoirement l’impression d’un rapport Z1 le matin, d’un Z2 une fois par semaine, d’un Z3 une fois par mois et un Z4 une fois par an.
  • Les opérations d’annulation de ticket sont devenues plus complexes.
  • Des informations obligatoires sont présentes sur le ticket : les mentions légales de l’entreprise, la date, l’heure, le numéro de ticket, le taux de TVA de chaque article,…
  • Le Grand Total de la caisse ne peut plus être remis à zéro.

Comment vérifier que ma caisse est à jour et comment faire la mise à jour le cas échéant ?

Pour vérifier la version du logiciel :

  • Sur ce modèle, il est obligatoire de repasser le ticket en « en-tête fiscal » afin d’afficher la version de la caisse.
  • Si la caisse affiche une version commençant par « 02.xx » ou « 03.02 », votre système de caisse n’utilise pas le logiciel aux normes. Vous devez impérativement effectuer la mise à jour.
  • Si la caisse affiche la version « 03.03 » (ou plus), votre système de caisse est aux normes.

La mise à jour de la caisse est une opération complexe et dangereuse nécessitant de l’expérience et une rigueur absolue. Une mauvaise manipulation pourra provoquer le blocage irréversible de votre caisse et la perte de toutes vos données de vente !
De plus, une nouvelle carte SD sera nécessaire.

La procédure et les fichiers sont disponibles ici :

Après l’opération, veillez à imprimer, remplir et conserver le certificat de conformité de la caisse.

ECR 8200

La norme fiscale impose l’impression de quatre rapports fiscaux, dits Z, à conserver sans limitation de durée. La caisse vous imposera d’imprimer les rapports ci-dessous, même s’ils ont déjà été imprimés (ex. un Z1 sorti la veille au soir). La caisse ne sera pas utilisable tant que ces rapports n’auront pas été imprimés. Les rapports sont accessibles comme suit :
  • Appuyer sur la touche Menu On/Off pour afficher le menu principal de la caisse.
  • Utiliser la flèche Bas pour descendre jusqu’à surligner la ligne « Rapports ».
  • Utiliser la flèche Bas pour descendre jusqu’à surligner la ligne du rapport à imprimer.
Pour l’impression des rapports :
  • Tous les matins : rapport Z1 (journalier) – Surligner « Z1 » et apuyer sur la touche TOTAL/Enter.
  • Une fois par semaine, le matin : rapport Z2 (hebdomadaire) – Surligner « Z2 » et apuyer sur la touche TOTAL/Enter.
  • Une fois par mois, le matin : rapport Z3 (mensuel) – Surligner « Z3 » et apuyer sur la touche TOTAL/Enter.
  • Une fois par an, le matin : rapport Z4 (annuel) – Surligner « Z4 » et apuyer sur la touche TOTAL/Enter.
Remarque : si un ticket est en cours d’édition (même vide), la caisse renverra une erreur.
Ces opérations dépendent du type de programmation choisi sur la caisse. Pour une caisse programmée en départements :
  • (Uniquement si le prix du produit est à saisir) Taper le montant du produit, sans décimale (ex. un article à 1,05 € sera tapé 105)
  • Appuyer sur la touche clavier correspondant au produit.
  • L’article est désormais sur le ticket, avec le prix affecté.
Pour une caisse programmée avec des PLU :
  • (Uniquement si le prix du produit est à saisir) Taper le montant du produit, sans décimale (ex. un article à 1,05 € sera tapé 105)
  • Taper le numéro du produit (ex. article 15 : saisir 15), puis appuyer sur la touche PLU.
  • L’article est désormais sur le ticket, avec le prix affecté.
Si la caisse possède beaucoup d’articles et qu’il n’est pas possible d’appeler un article par une touche directe, il est possible de saisir son code directement.
  • Se référer au référentiel de programmation SC2i pour connaître le numéro du produit à appeler.
  • Saisir le numéro du produit à appeler (ex. 123).
  • Appuyer sur la touche PLU Code.
REMARQUE : il n’est pas possible avec cette méthode de changer le prix préaffecté ni de saisir des quantités.
Ces opérations dépendent du type de programmation choisi sur la caisse. « L’astuce » est de faire exactement la même procédure que pour saisir un produit sur le ticket, mais en ajoutant une étape : la touche Void (ou ANNUL si la caisse est programmée en accès direct à l’annulation).
  • Caisse programmée sans accès direct à l’annulation :
    • Appuyer sur la touche Void.
    • Dans le sous-menu, surligner VOID et valider en pressant la touche TOTAL/ENTER. (Attention, car la caisse est en mode retour de produit, mais rien ne vous le signale…)
    • Suivre la suite ci-dessous.
  • Caisse programmée avec l’accès direct à l’annulation :
    • Appuyer sur la touche ANNUL.
    • La caisse va biper pour confirmer qu’elle est en mode annulation (Attention, car la caisse est en mode retour de produit, mais rien ne vous le signale à part ce bip…)
    • Suivre la suite ci-dessous.
  • (Uniquement si le prix du produit est à saisir et/ou si le tarif n’est pas bon) Taper le montant du produit, sans décimale (ex. un article à 1,05 € sera tapé 105)
  • Appuyer sur la touche clavier correspondant au produit.
  • L’article est désormais annulé, et sera marqué en retour sur le ticket.
  • Procéder de même pour d’autres à annuler (attention, il faut systématiquement réappuyer sur Void/ANNUL) ou continuer le ticket normalement.
REMARQUE :  La touche EC (ou ANNUL LIGNE)ne permet d’annuler que le dernier article et uniquement si le ticket contient déjà un article (ainsi, un ticket avec un seul produit ne pourra être annulé qu’avec la méthode ci-dessus). Cependant, lors de l’utilisation du mode table, il est possible d’annuler n’importe quel produit d’un ticket en utilisant les flèches  ↑ et  ↓ puis en appuyant simplement sur la touche EC (ou ANNUL LIGNE).
Ces opérations dépendent du type de programmation choisi sur la caisse. Il s’agit de la même opération que pour ajouter un produit à un ticket, mais avec deux opérations en plus. Pour une caisse programmée en départements :
  • Saisir la quantité de produit à vendre (ex. 3 ou 1,5 ; dans ce cas, il faut utiliser la décimale !).
  • Appuyer sur la touche Qty/Time.
  • (Uniquement si le prix du produit est à saisir) Taper le montant du produit, sans décimale (ex. un article à 1,05 € sera tapé 105)
  • Appuyer sur la touche clavier correspondant au produit (pour un produit écrit en bas des touches (département 8 à 14), appuyer sur la touche Dept Shift puis sur la touche en question ; pour un produit n’étant pas sur le clavier (département 15 ou plus), taper le numéro du produit (ex. 22) puis appuyer sur la touche Dept Shift).
  • L’article est désormais sur le ticket, avec le prix affecté et multiplié par le nombre voulu.
Pour une caisse programmée avec des PLU :
  • Saisir la quantité de produit à vendre (ex. 3 ou 1,5 ; dans ce cas, il faut utiliser la décimale !).
  • Appuyer sur la touche Qty/Time.
  • (Uniquement si le prix du produit est à saisir) Taper le montant du produit, sans décimale (ex. un article à 1,05 € sera tapé 105)
  • Taper le numéro du produit (ex. article 15 : saisir 15), puis appuyer sur la touche PLU.
  • L’article est désormais sur le ticket, avec le prix affecté et multiplié par le nombre voulu.
Remarque : il est également possible de saisir une fois le montant, d’appuyer sur la touche article et de réappuyer plusieurs fois sur cette touche pour faire la même chose !
Pour un seul règlement : à la fin de l’édition du ticket, appuyer une fois sur le moyen de règlement choisi. Si un moyen de règlement supplémentaire n’est pas présent en accès direct sur le clavier, il faudra alors utiliser la touche Payment List pour accéder aux moyens de paiement. Remarque : dans la liste des moyens de paiement affichés par la touche Payment List, il n’est pas possible de changer l’intitulité. SC2i vous indiquera ainsi que tel nom correspond à tel moyen de paiement (ex. Card2 = ANCV, …)
  • TOTAL : Espèces
  • Check : Chèque
  • Card : Carte Bleue
  • Charge : paiement en débit.
Pour utiliser plusieurs moyens de règlement :
  • Saisir le montant à affecter au premier moyen de paiement (ex. un ticket de 10€, payé 5€ en espèces et 5€ en CB), sans la décimale.
  • Appuyer sur le premier moyen de paiement choisi (dans notre exemple, TOTAL)
  • Pour encaisser le restant, appuyer directement sur le deuxième moyen de paiement (ici Card), il n’est pas nécessaire de saisir le montant restant car la caisse le compte automatiquement. Il est possible de rajouter encore d’autres moyens de paiement, en refaisant la même manipulation : on saisit le montant, on choisit le moyen de paiement, etc, jusqu’à solder l’intégralité du ticket.
Un ticket peut être annulé, même après l’édition des Z. La procédure est au final exactement la même que ci-dessus (Annuler un article) mais en partant d’un ticket vierge.
  • Prenez le ticket qui est faux, et relevez bien le ou les produits faux, leur montant et le moyen de paiement utilisé.
  • Dans le cadre d’une caisse pour laquelle je n’ai pas programmé l’accès direct à l’annulation :
    • Chercher et presser la touche Void.
    • Dans le sous-menu qui s’affiche à l’écran, surligner VOID et valider en pressant la touche TOTAL/ENTER. (Attention, car la caisse est en mode retour de produit, mais rien ne vous le signale…)
    • Suivre la suite des étapes ci-dessous.
  • Dans le cadre d’une caisse pour laquelle j’ai programmé l’accès direct à l’annulation :
    • Chercher et presser la touche ANNUL. La caisse va faire un bip. (Attention, car la caisse est en mode retour de produit, mais rien ne vous le signale à part ce bip…)
    • Suivre la suite des étapes ci-dessous.
  • Saisissez le montant du produit à annuler (ex. 5 000€). Assurez-vous de saisir exactement le même montant que celui à annuler.
  • Appuyez sur la touche du produit à annuler.
  • L’écran affichera ANNULATION/CORR sur le produit, avec le symbole négatif sur le tarif.
  • Si besoin, répéter la procédure pour tous les articles à annuler. (Appui sur la touche Void ou ANNUL, puis le montant, puis l’article ; il faut bien penser à réappuyer à chaque fois sur la touche Void/ANNUL car la caisse revient en mode « normal » à la fin de la procédure.)
  • Appuyez sur le moyen de paiement utilisé sur le ticket faux (ex. pour un paiement en CB, appuyer sur Card – pour plusieurs moyens de paiement, utiliser la procédure ci-dessus)
  • Vous avez désormais un ticket qui est l’exact opposé du ticket qui est faux, votre caisse est désormais juste.
Cette procédure peut ainsi être utilisée pour annuler :
  • une erreur de montant,
  • un mauvais article,
  • une mauvaise quantité
  • un moyen de paiement invalide.
Conservez toujours une copie de ces tickets, et mettez-les en valeur (surlignagne, …) afin de prouver votre bonne foi en cas de souci !
Remarque : le mode table doit être activé dans la caisse. La procédure a été fortement simplifiée avec la version normée du logiciel. La procédure de base est toujours la même, que ce soit pour créer/ouvrir une table ou la rappeler :
  • Saisir le numéro de table (ex. 12).
  • Appuyer sur la touche Table #.
  • Ajouter des articles de la même manière que d’habitude.
  • Il est possible d’enlever des articles très facilement en utilisant les touches ↑ et ↓ en appuyant sur la touche EC.
  • Afin de mettre la table en attente en réappuyant sur la touche  Table #. Un ticket sera émis.
Afin de solder une table :
  • Saisir le numéro de table (ex. 12).
  • Appuyer sur la touche Table #.
  • Procéder au règlement exactement comme durant une transaction ordiaire.
REMARQUE IMPORTANTE : même si le ticket est vide (aucun produit et solde nul), la table ne sera pas soldée tant qu’un ticket n’aura pas été émis.
Un appui sur la touche RECEIPT ON/OFF permet d’annuler l’impression d’un ticket (un trait s’affiche sur l’écran). Réappuyer sur cette touche permet de rétablir l’impression des tickets. Remarque : le réglage est systématiquement remis par défaut (Impression des tickets activée) lors de l’arrêt de la caisse (position OFF). Comment appliquer un pourcentage de remise ? Ces opérations dépendent du type de programmation choisi sur la caisse (PLU ou département). L’opération est la même que pour l’ajout d’un produit sur le ticket, mais avec deux étapes supplémentaires. Attention, la remise n’est faite que sur un seul produit à la fois (à la fin de l’opération, la caisse revient en mode « normal » pour la suite du ticket). Pour une caisse programmée en départements :
  • Saisir le pourcentage de remise à affecter au produit (ex. 15% : taper 15).
  • Appuyer sur la touche %.
  • (Uniquement si le prix du produit est à saisir) Taper le montant du produit, sans décimale (ex. un article à 1,05 € sera tapé 105)
  • Appuyer sur la touche clavier correspondant au produit (pour un produit écrit en bas des touches (département 8 à 14), appuyer sur la touche Dept Shift puis sur la touche en question ; pour un produit n’étant pas sur le clavier (département 15 ou plus), taper le numéro du produit (ex. 22) puis appuyer sur la touche Dept Shift).
  • L’article est désormais sur le ticket, avec le prix affecté et la remise affectée.
  • Reproduire si besoin.
Pour une caisse programmée avec des PLU :
  • Saisir le pourcentage de remise à affecter au produit (ex. 15% : taper 15).
  • Appuyer sur la touche %.
  • (Uniquement si le prix du produit est à saisir) Taper le montant du produit, sans décimale (ex. un article à 1,05 € sera tapé 105)
  • Taper le numéro du produit (ex. article 15 : saisir 15), puis appuyer sur la touche PLU.
  • L’article est désormais sur le ticket, avec le prix affecté et la remise affectée.
  • Reproduire si besoin.
Remarque : il est possible d’affecter une remise sur plusieurs produits en utilisant la touche Sous Total.
La caisse permet d’imprimer les transactions ainsi que de ressortir des rapports Z si besoin. ATTENTION :
  1. La caisse peut imprimer un très fort volume de données. Assurez-vous d’avoir des bobines de papier de côté et d’éviter d’imprimer de trop grandes périodes !
  2. Il est fortement déconseillé d’imprimer ces rapports en mode Z, car cela effacera du journal életronique les données imprimées.
  • Aller dans le menu principal.
  • Accéder au menu Rapport X1/X2 (il est possible d’aller dans Rapport Z1/Z2, mais vous allez remettre à zéro votre journal électronique !!).
  • Utiliser les flèches pour descendre jusqu’au menu Rapport EJ.
  • Choisir Rapport EJ par jour (les autres rapports ne permettront pas de sortir les éléments souhaités).
  • Saisir les dates correspondant à la période que l’on souhaite imprimer, en utilisant le pavé numérique et dans le format JJMMAA, en finissant par la touche TOTAL/Enter. (par exemple, pour imprimer du 21 mai 2018 au 1er juin 2018, il faudra saisir dans Début 210518 et dans Fin 010618)
  • Valider en pressant TOTAL/Enter. La caisse va imprimer tous les rapports concernant la période indiquée.
Le mode Manager n’est utilisé que lorsque la caisse utilise le système Vendeurs et que ces derniers ont des autrisations restreintes. Par exemple, un Vendeur qui n’est pas autorisé à vendre un article avec une remise pourra demander l’intervention de son gestionnaire (qui a le droit de faire la remise), lequel utilisera un mot de passe pour accéder au mode Manager et continuera la transaction. Je n’ai jamais eu à la mettre en service jusqu’à présent.
La caisse fonctionne avec 3 piles LR06. Ces dernières permettent de garder la programmation de la caisse en mémoire lorsque cette dernière est débranchée électriquement. La fréquence de remplacement de ces piles dépend du temps de branchement de la caisse au secteur :
  • La caisse est branchée électriquement en permanence : plusieurs années.
  • La caisse est branchée électriquement uniquement durant la saison (2-6 mois) : 1 à 2 ans
Attention lors du remplacement des piles, veillez à ce que la caisse soit éteinte mais branchée au secteur !
 
  • La douchette est une Eclipse fournie par Honeywell et ne doit pas en principe être reprogrammée au déballage.
  • Elle est à brancher sur le port RJ45 « B » situé derrière la caisse, sous l’afficheur.
  Pour l’utiliser en programmation :
  • Se placer dans Mode Programmation > Progr Données Ventes > PLU
  • Scanner le code barre de l’article pour « créer » un article avec le code contenu dans le code barre.
  • Il faut toutefois remplir le reste manuellement : Nom, Lien Dept, Prix, Type de Prix, taux de TVA.
  • Appuyer sur la touche Exit pour terminer ou scanner un nouveau code-barre pour reproduire la procédure.
 

Logiciels

ATTENTION !

Le logiciel de programmation de cette série de caisses est réservé aux utilisateurs avancés et ayant de l’expérience dans la programmation de ces modèles. Le logiciel est buggué, il peut ne pas comprendre certaines options liées à la norme fiscale (doivent être programmées directement sur la caisse) et une utilisation incorrecte peut complètement déprogrammer et planter votre caisse (SAV ou rachat obligatoire) !

AUCUN SUPPORT NE SERA ASSURÉ PAR SC2i NI PAR OLIVETTI EN CAS DE PROBLÈME.

REMARQUE : à l’heure actuelle, il n’est pas possible de programmer par ordinateur les nouveaux modèles avec prise USB car le logiciel n’est pas encore disponible.

Lien direct Olivetti >